本文作者将结合自己的实践经历，与咱们共享：一场成功的年会终究应该怎样策划和履行呢?

　　各位市场部、品牌部、运营部的小伙伴们，立刻就10月了，你们是不是现已开端着手预备，或许规划公司的年会了?

　　不要认为年会仅仅一场公司内部的狂欢活动(假如是这样，交给行政部妹子办就好了)。作为既抗得起品牌、搞得定客户、做得了活动的你，年会这么一个大展拳脚的时机一定要好好发挥，终究，往小了说，年末的绩效点评它可占了至少一半的作用。

　　往大了说，假如办得好，那将是一场调集客户、协作伙伴、上下游公司的一场品牌活动，不只能够增强搞好客户联系，为下年的协作做好根底，还能打造一场大张旗鼓的品牌势能，显示企业实力，提高职业影响力。也能减轻一下下一年开年的运营担负。

　　说了这么多，那么，要到达如此多意图的年会终究应该怎样策划和履行呢?上一年我地址的公司刚好举办了一场600人以上、活动现场非常顺畅，而且广受客户及领导好评的年会。

　　先说说活动布景。公司是一个B2B渠道，能够大致幻想成地产职业的阿里巴巴。上一年12月下旬，为了打造职业影响力，约请了供需双方的实力客户一同参加的成都年会策划，首要活动内容包含讲演、论坛、颁奖三部分内容。最开端估计参会人是300+。(后来发现热度太高，直接参会人翻番)

　　先甩一张全体图(由于一个活动触及的内容太多，这儿首要收拾计划策划及流程部分，不触及构思方面)

　　(右击，在新标签页中翻开即可查看大图)第一步：承认活动计划

　　所谓主线计划是指，承认活动的首要内容，其间包含但不只限于活动方针、活动时间和地址、活动办法、活动大致流程。由于整个策划案的细节都是以这几方面作为中心点的。 1、活动方针：便是指想经过本次活动到达什么意图

　　详细怎样承认呢?

　　首先给活动定个基调，是品牌宣扬活动，仍是促销活动，仍是用户运营活动。由于不同的类型的活动承认方针的规范和维度不相同。就上一年的那次活动来说，更倾向于品牌宣扬活动，意图是为了提高公司品牌在整个职业的知名度和影响力。

　　大方向的活动方针承认后，再分化方针。考虑办法是，经过哪些方面能表现一个公司品牌的影响力呢?咱们首要考虑了以下几个方面： 地产职业知名企业(开发商端+供货商端)的参加数。咱们的点评维度是职业前20 地产职业定见首领的参加数。像王石这种大咖，以及百强地产职业总经理等级人士 作为一个职业性盛会，有必要新的、抢先的观念。所以需求邀约相关人士进行讲演共享及论坛评论等 别的，本次活动作为线上评选的接受，需求针对供需双方颁奖。以这个视点也能添加邀约嘉宾的砝码。 2、活动办法

　　经过活动方针分化，活动办法现已呼之欲出了。对应咱们的方针分化内容来看，本次活动至少包含以下几方面的内容： 职业大咖讲演及观念共享，可分为开发商端大咖共享和供货商端大咖共享。 论坛环节。经过会集评论，碰撞出思想的火花。 现场颁奖。为了表现盛大性和权威性，能够让开发商端职业大咖给供货商端颁奖，而且颁奖有必要有奖牌奖碑类的什物。 年会活动一般相当于庆功宴，咱们都需求对辛苦一年的自己坐一个犒赏。别的，颁奖这么热烈的是，优势职业供需双方都在场，组织一场晚宴是非常必要的。一方面把活动面向高潮，别的方面促进双方的交流，添加活动的满意度。 3、活动时间

　　需求考虑几方面： 对参会人来说是否便利。许多公司都会进行一年的总结，假如有一个职业性的奖项，也是成果的表现，所以活动时间有必要选在大部分公司进行年终总结之前。 对作为主办方的咱们来说，地址是否便利时间是否富余。一般来说本地作战比较便利，在物资、人员分配以及本钱上，都能进行较好的把控。时间上，依据活动或许需求的大宗事项预备进行预估，一般来说，都是一个月。 承认公司的资源及预算。前面咱们剖析过，职业性大咖的约请将成为本次活动胜败的要害，所以公司已有的人脉及企业资源首要会集在哪里，假如在广深，那最好将活动地址定在广深。别的预算上也需求考虑，异地作战的话，各方面的费用都会添加。别的参会人的差旅住宿也是一大开支。

　　归纳以上几方面的考虑，权衡之后作出你活动地址的挑选。 4、活动大致流程

　　活动办法根本承认后，再进行细节的饱满。首要考虑以下两个方面： 活动的流通性。举个极点的比方：听了20分钟讲演，主持人说来咱们一同合个影，然后再坐回去接着听，这典型不流通的。 人道的特色。人能够高度会集精力的时间一般也就20分钟，所以讲演时间最好操控再20分钟分钟以内。不间断做相似作业的时间，大约是2-3个小时(比方说咱们读书、上班，都是分上午和下午)，所以同一类型的活动需求不宜继续超越3个小时，中心最好交叉其它类型的活动，以帮忙参加者放松。

　　经过以上两方面的考虑，咱们将活动流程饱满至如下。 第二步：承认活动的落地计划

　　一个活动能否成功，要害在于履行。当计划承认那一刻，你会发现，欢喜转瞬即逝，接下来便是压力山大。由于要做的大巨细小的作业实在是太多了。这个时分，你就需求以下3大法宝。 1、获得公司层面支撑，清晰自己的权力和职责

　　好几百人的大会，不或许由一两个人完结，全体需跟进事和分配的资源极大。这个时分，你能够依据活动计划，大致预算一下需求的人手以及触及到的部分，获得公司层面的支撑，并有公司层面宣扬由你担任这次活动的总统筹，一切人有必要以这件事为先，听你分配。

　　这儿有两个要害点： 公司要了解这件事的重要性，需求你或许你的领导去交流和传达。 一定要招集一切相关人，然后由公司层面宣扬由由你统筹。这样你才干理直气壮。 2、将活动计划“进化”成落地计划

　　在获得统筹权力和公司支撑后，你需求合理运用这些人员和资源?；疃苹荒芨嬷勖?，咱们大约要做一个什么作业，并不能让咱们知道这个活动详细要做什么事，什么时分做，以及要做到什么程度。所以落地计划就非常重要了。这儿有几个过程： 用活动计划，告知咱们，咱们要做一件大事，做好了之后有什么作用和优点。 用落地计划，告知咱们，为了到达这些意图，做成这件大事，咱们需求做123456这些事。1由谁担任，2由谁担任….每个小组需求达到一个什么样的分方针，这件作业的要害点是什么，等等。 我将作为咱们强力的后台，有任何疑问随时找我。而我，也将随时了解各位的发展状况。 使命分化，职责到人，保证每个人清晰自己的使命。

　　注：这儿只截图了一小部分 第三步：承认活动要害型元素：如酒店，并进行实地踩点(屡次!)

　　这点其实归于前面的部分，之所以独自拿出来说，是由于酒店作为整场活动的承载点，有必要确人好各项细节，才干进行下一步的组织。

　　1、预订酒店：像五星级酒店，包容500人以上的酒店，提早2个月预订能够省十多万

　　2、酒店硬件承认：是否装备LED屏，酒店自带的LED屏是否满足大气;音响作用，话筒;外接音响等设备接线是否便利;操控室在哪里，是否便利等等。

　　3、酒店装修承认：是否有空间树立灯火桁架，现场哪些当地能够放布景板，哪些当地能够贴海报等等。假如有些必要的当地不能贴物料，与酒店人员提早交流等。

　　4、一同还要留意，酒店方直接对接人员合作度怎样，反响是否及时。由于到时分现场假如酒店合作慢，将引起巨大的问题。 第四步：活动前期预备

　　这儿包含三个部分，一是“硬装”预备，一个是“软装”预备，还有一个是“活动人员”预备。 1、硬装

　　“硬装”首要是指活动现场“硬”的设备，如灯火、音响、屏幕切换器、LED屏等。这部分作业预备好了，活动流程的顺畅进行就保证了一大半。

　　这部分作业的难点在于找到质量好、服务好、合作度高的服务商。一般有两种办法，一是盘点公司或许自己手头上已有的已协作过的服务商资源，二是发起公司一切人及自己的联系寻觅新的服务商。首要要做到货比三家，从店主获取专业知识去比对西家的产品及报价，这样才不容易被坑。 2、软装

　　“软装”首要是指活动现场的装修性物料，如布景板、台卡如座位卡报到卡等、海报、参会证、装袋材料等等。这部分需求把控的是 承认现场全体的“装修图”，及现场物料怎样摆放，一致规划风格及必要元素(如LOGO、年会主题)。 各物料的原料、尺度、数量、价格、估计印刷时间等等。原料则需求特别留意的是，一定要打样，亲眼看到亲手摸到才干定心。 3、活动人员

　　“活动人员”是指非公司内部人员的现场活动人员，比方招待礼仪、节目扮演人员、安保人员等等。这部分人员也需求提早与相关服务公司承认，人员数量、参加时间、排演时间、扮演的详细节目等等。为了保证活动全体水平，像礼仪的服装、扮演的节目风格等等，都需求统筹人员进行最终的承认。

　　关于以上几点，我的主张是，能够让服务商画好现场树立图，如灯火服务商画好现场灯火树立图，广告物料服务商承认现场各种物料的摆放图并标明尺度。当然，假如公司有预算，以上这些公司能够悉数外包给策划公司。但作为统筹人员的咱们，了解根本套路，才干不被策划公司忽悠。 第五步：跑流程、现场物料最终承认及排演 1、跑流程

　　首要指两个方面： 作为总统筹，需求不断在脑海中收拾每个流程细节，幻想在脑海里开一场年会，自始至终走上几遍。 当根本物料和人员装备都预备好之后，拉上要害人员如主持人、各项目担任人、要害环节作业人员一同跑几遍流程。(这儿的要害环节是指你觉得或许出问题、杂乱的环节)。

　　多跑几遍并不断调整其间或许呈现问题的当地，这样能最大极限保证真实活动时的顺畅进行。 2、现场物料最终承认有必要对照物料清单一个个核对

　　“硬装”比较大，数量好清点，但假如某一项呈现疏忽将影响活动流程的顺畅进行，如音响设备等。这种需求在排演时屡次试用承认，最好预备好备用计划，如多备一套音响设备。

　　“软装”方面呈现大问题的或许性不大，但小问题如打印错案牍等，解决办法时相对大型物料提早承认，小型的广告物料一般当天能紧迫做出来。 3、排演

　　排演咱们都懂，便是抽出一天时间将一切作业人员，硬件设备操作人员、成都年会策划公司礼仪节目扮演等活动人员悉数拉到现场，依据活动流程悉数大致走一遍。

　　多说一句，非公司内的作业人员，其他的或许会有费用发生，一般扮演人员都是按天结算的。 第六步：活动现场把控

　　假如活动前期预备比较充沛，一般来讲现场呈现大问题的或许性不大。但老话说得好，“计划赶不上改变”，做过线下活动的朋友都知道，现场总会多多少少呈现一些小问题。这儿，给咱们几点主张： 1、树立现场会务微信群

　　微信作为实时交流东西，能够在微信群随时了解遍地的状况。也能够把相关领导拉进去，由于领导在触摸客户过程中，能够发现另一个视点的问题。随时提要求，咱们能够随时调整。 2、要害项目担任人有必要人手一个对讲机

　　这与微信群互为补充，也是为了更快呼应现场的改变和需求。微信群用于全面了解现场的状况，不管是谁反应的问题，不管问题巨细都能够随时了解。而对讲机用于下达指令，让各项目担任人快速呼应，解决问题。 3、主持人周围有必要有一个人帮忙

　　尽管前期的计划、大致流程与领导过过，可是许多小细节其实领导在策划过程中并不介意，但在现场或许随时会提出改善定见，比方说茶歇提早10分钟，主持稿的小改动等。主持人要时间坚持状况，这些小细节就需求有人实时重视微信群，并承认好之后告知主持人。乃至预备好修改后的主持稿。 4、现场总统筹有必要呆在固定方位

　　现场总统筹与活动计划的总策划最好是一个人，这样这个人能彻底知道现场各个环节的细节，也知道如果呈现什么问题，当即找到呼应的项目担任人。总统筹主张长驻在设备操控区(放置屏幕切换器、电脑、音响设备操控的当地)，现场任何作业人员有任何问题，都知道去哪里找总统筹，防止像无头苍蝇相同找不到详细事项的担任人。 第七步：活动收尾及复盘

　　活动总算顺畅完毕了是不是松了一口气?是的，能够松一口气，但第二口气得立刻提起来。由于你还要拾掇现场、盘点剩下的物料、保证运送到位;结算服务商尾款、跟公司报销;还有最最重要的一点便是：活动复盘。 1、一切作业人员都要参加

　　在我看来，活动复盘便是再做一次活动策划，不同的是，你有了一次实实在在的经历。拉上一切的作业人员一同复盘看看哪里做得欠好，考虑怎样改善，下次做的时分咱们还能够做哪些提高;复盘哪里做得好，为什么做得好，下次是不是能够更好。

　　有必要一切的有参加过的作业人员一同哦，由于每个人看到的视点不相同，考虑点不相同。最中心的是，只要其时做这件事的人，才真实知道这件事怎样改善更好。 2、收拾要害服务商信息以备今后运用

　　服务商资源关于策划来讲，就跟客户资源对出售相同重要。所以有必要树立服务商信息库，记载好联系办法，本次活动的服务水准，优劣势，主张复用程度等等。 3、编撰复盘总结，帮忙自己考虑

　　个人觉得，我认为我知道的，在写出来的时分才发现自己并没有想得很清楚。所以有必要构成相关的文字或许PPT总结。一方面帮忙自己考虑，另一方面能够展现给一切作业人员，让咱们下次能够做得更好。