最理想的情况是用至少四个月的时间来进行活动策划，即使许多细节情况仍无法确定也是如此。当然用一个半月的时间准备人数超过1000的高档次大型活动并非不可能，但是这样做通?；岢鱿植痪∪艘獾那榭?，例如找不到最佳场地，无法提供最好的娱乐项日。如果可以提前策划好，又何需退而求其次？
      在确定活动策划所需时间的问题上，要列出需要进行的各项工作，并拟订其完成时问。如何才能确保活动的圆满成功？以倒计时的方式用铅笔在日历上标注出拟订的时间表。时间安排要留出余地。进行多方调查以便确定各项工作实际所需要的时间，这些时间上的浮动适用于对工作与生活的安排，能消除最后期限所带来的压力。
      给自己留出充足的准备时间以使各项工作都能取得最圆满的结果。出现什么情况可能会令你无法如期完成工作，是最后期限前后矛盾，还是供应商因节假日而歇业？例如某印刷公司的假期通常安排在7月的后半月。因此必须和供应商核对各项时间的安排，并将节假日计入时间表中。总体而言夏天不宜举办活动—因为在这段时间内，甚至是媒体都在休假。

某大型筹款晚会计划筹办活动的时间为两个月，因此寻找活动场地、拉赞助、安排娱乐活动、印制宣传品以及卖出5000张500美元的门票等事宜均须在三个月内完成。在一系列会议之后，公司决定推迟举办活动，因为公司的策划人员认为，仅有两个月的准备时间根本不足以保证活动的圆满成功。他们无法保证能够找到最佳的活动场地以及安排最精彩的娱乐表演，而赞助经费也无法得到保证。由于会受到一些障碍因素的影响，例如新学期开学以及犹太节日等，因此也无法制订出准确的时间计划。最后计划进行了重新修改，决定留出充裕的时间以便可以进行合理规划、确保有足够的赞助经费并签约演艺界明星大腕来为晚会助兴。
      成都成都年会活动策划公司建议小伙伴们在进行策划时，如果发现举办活动会弊大于利，则不妨将活动往后推迟一段时间，有时可能会遇到预算不足、时间不够、活动会场不完美或者举办活贴动的时间不合适等问题。有时活动成本与资金无关。如果活动不能取得圆满的结果，还要勉强继续下去，那么最终就会导致结果得不偿失了。