活动策划首先需要确定的是一场活动整体下来可用的资金额度。即使规模再小的活动也需要严谨的财政支持。否则就可能会无法举办活动，或者无法实现预期的效果。
      要记住与其在资金紧张、无法保证质量的情况下举办活动，倒不如暂时等待以俟良机。以展会为例，有些时候公司会将一笔活动经费用来参展，倒不如派几名员工去参观，这样员工可以尽情组建人脉网络，而不必受到展位的限制，之后还可以为那些你想要单独花时间会见的重要客人专门举办一场别开生面的私人高级晚宴。如果活动可用资金有限，在预算不足的情况下举办一场“盛大”晚宴，虽然可以令你的公司更加瞩目，但是你想突出的公司形象却无法得以表现。将目标客人的数量限制在60人之内，把有限的活动经费用来招待这些客人，活动就可以办得精彩纷呈令人难忘；相反如果要把同样金额的经费用来举办千人晚宴，那么这笔钱只够用来进行场地的布置、娱乐和餐饮，其结果必定是：一方面参加活动的绝大部分客人都不太可能与你公司进行业务往来，另一方面活动规模也超出了公司标准。所以前者才是明智的选择。

成都成都年会策划公司再给大家列举一个关于供应商的成功案例——晚宴活动的地址选在某知名剧院的舞台上（该剧院晚间停止对外开放），应邀出席晚宴的还有当日出演的明星，他们会在席间为客人奉上专场演出。而这些成为了第二日展会上热议的话题，该公司的地位也因此得以提升。其受邀参加活动的客人在展会上像明星般受人瞩目，而未受邀的客人则渴望在第二年被选入受邀嘉宾名单。他们也希望在展会上与该公司的员工建立业务联系，而公司员工由于只是参加展会而并非参展商，因此无须受到时间的限制，可以随时离开会场，与未来的准客户去喝咖啡、吃饭等以增进交流。对于此类会务或场合，这样做要比以其他方式来处理活动经费更能为公司提高知名度，同时还能保证今后的业务。只要确定了公司的长、短期目标，就容易找到最符合其目标的活动。
      一场活动策划预先明确了经费金额，就能确定出恰当的活动类型，并且使活动的举办符合预算。一般来说只有预算过了关，上级部门才能同意举办活动，因此在一切开始之前，要首先对预期成本与各项内容有一个粗略的估算。根据活动愿景的内容清单而做的初始预算会使你了解哪些计划可行、哪些不可行。