个人觉得会议前期准备有五大步骤，今天在这儿给大家盘一盘。成都会议策划
第一步：初步策划/预估预算

初步策划：首先是你活动的目的是什么？本人策划执行过近500人的活动，属五星级酒店三天两夜国内500强企业管理年会活动全案，其中涉及接引、住宿、例会、晚宴、表演，等环节（仅广告公司），此档次年会预算总费用在50W起步，大部分费用是场地的住宿、例会餐饮；

预算：你要达到什么样的效果？这个和你预算有很大的关系，预算多，能折腾的样式的也多，作为甲方你第一需要对接的就是本公司负责人，再联系酒店和广告公司做出阐述活动大概规模结合三方建议估出大概预算上报审批；

第二步：后勤人员组织和时间安排 成都会议策划
做出具体工作职责表和时间进度表，留有足够的时间准备，大型会议建议提前30天准备，给活动视觉设计留有足够的时间，并且通知广告公司比稿，把场地物料布置和表演部分外包出去；
一定要有书面执行方案，总负责人，责任到人，定期例会通报进度。

第三步：酒店选址
参考多家市内同档次酒店，并逐一实地调研，建议参考交通便利，离市中心区远的高档酒店；而且最好能试吃试住，酒店定好后带广告公司实地测量场地，并和公司行政部门确定与会人员名单，交于广告公司设计邀请函，并送出。

第四步：会议物料布置和与会用品采购
这两个可以交给专业的广告公司和本集团采购，

第五步：会议现场
提前一到两天多开彩排会议，保证随时有问题随时有人解决，其实以我个人的经验来看，只要前期策划方案做的够详细，中间执行环节不拖延，基本上没有太大问题，如果对活动全案不了解，请参考广告公司策划经验。
希望我的回答能帮助到你。成都会议策划