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如何高效地开会?

时间:2021-12-06

接触过很多中小企业,不客气的说,很多企业领导不会开会?;岢【J锹衣液搴澹蠹壹σ蛔煅家蛔?,各说合的道理,最后什么问题也没解决。据我观察:主题不清、离题跑调、议而不决、无人跟踪是会议没有效率的四大硬伤,这在很多管理不规范的中小企业是普遍存在的。那么,如何才能高效地开会呢?我认为,要从以下八个方面做起:

一,确定会议议题?;嵋橐肟挠行Ч?,切实解决问题,会议之前,要明确会议的时间、地点、议题、议程、主持人、与会人员、注意事项等内容。

二,下发会议通知。如果不是紧急会议,应提前利用电子邮件、公告栏、电话、会议告知书等方式向与会人员下发会议通知?;嵋榈碧?,最好再提醒一次,以确保与会者及时收到了会议通知。

三,准备会议资料。为确?;嵋槿〉檬敌?,会议组织者应提前准备好与会议议题相关的背景资料,以供大家开会时参考。否则,稀里糊涂的开会,必然影响会议效率。

四,调试会议设备。会议当天,组织者要对投影仪、笔记本电脑、??仄?、录音笔、激光笔、白板、记号笔等会议辅助设备、工具进行调试、检查,以确保会议时能正常使用。

五,控制会议节奏?;嵋樽橹?主持人要按照会议的议题和议程控制好会议节奏,一要避免大家纠缠鸡毛蒜皮的小事,二是防止会议偏离主题,三是要掌握好会议的时间。

六,拍板解决问题?;嵋橹鞒秩嘶虿位岬淖罡吡斓迹媸奔锹加牖崛嗽彼岢龅奈侍夂徒ㄒ?,能当场拍板的,马上明确解决方案、负责人和时间进度要求。需要考虑一下的,在会议最后要明确牵头人、配合人以及完成时间。

七,整理会议纪要?;嵋樽橹咭涫祷嵋榧锹既嗽?,必要时请示领导后可录音?;嵋榻崾螅橹咂鸩莼嵋榧鸵?,整理好后提交领导审阅修改,审核无误后发给与会人员。必要时,会议纪要可附会议决议事项的责任表。

八,跟踪会议决议?;嵋榫鲆槭孪钪鹨宦涫档较喙卦鹑稳耍匾本笔氯巳啡?,形成书面备忘录。然后,会议组织指定专人定期跟踪各项任务完成的情况,并及时汇报给领导。

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