首先，会议策划要明确目的，即本次会议的宗旨是什么？要达到什么目的？关于这一点，在策划前要多和董事会以及总裁沟通，确定好主题和宗旨，写下目标和预期目的。
其次，确定参会人员。本次会议的主要参会人员有哪些？哪位政府领导会到?。啃挛琶教迦嗽庇卸嗌?？怎么安排接送？座位怎么安排合理？会议食宿要有专人负责，一定要放权给这个人，由他自己去安排房间和定餐，尽量做到多安排些房间和餐桌，避免到时候不够造成场面混乱。这个人最好是公司科级以上干部，有一定的威信和管理能力?；嵋槭胰范ê突岢〔贾靡话憬还酒蠡扛涸鹁涂梢裕泻煤岱?，条幅，气球数量，内容等，会场主席台座位，会场座位数量，投影仪最好准备两台，以防不测，麦克风要完好正常等，限定时间完成。
第三，会议通知及接待。确定好会议通知名单，指定专人按时通知到位，确认到会人员数量，有问题及时调整。确认内容一般分到会人员数量，参会交通工具，到站时间等。大型会议一般在三个月前就开始策划，会议通知第一阶段大概是距离会议开始一个月前就要通知确认。第二阶段大约在距离会议开始半个月前通知，最终确认必须在会议开始前一周确认！接待人员一般分接站员，前台接待，签到及发放礼品，房间牌等。根据确认的参会人名单，到站地点，时间，要和储运部协调好车辆和司机，避免参会人员在机场，车站滞留带来负面影响。
第四，会前会?；崆盎崾浅晒ψ橹呋怀』嵋榈墓丶邢喙厝嗽倍家迅髯缘幕嵋樽急盖榭鲈诿看位崆盎嵴媸祷惚ㄉ侠?，以便及时修正，确保各项工作进度与大会总进度一致。
第五，与公司董事会保持充分沟通和高度一致。确定董事会主要参会人员的讲话顺序，讲话内容，演讲时间等，这可以保证会议准确按会议议程进行，提高会议的严肃性和企业形象。
第六，做好会议期间的一些小细节?；嵋槠诩涞牟璧悖?，要保证及时到位，新鲜可口?；嵋槠诩?，参会人员的房间安排送上免费的水果花篮，重要人物还要安排鲜花摆放?；嵋橹滦缓?，由公司董事会主要人物亲笔签名的大会致谢函，主要是问候和感谢参会人员到会，致谢函避免搀杂广告，色调要和公司企业形象一致，最好有公司统一的标志?；嵋槠诩渲氐惆莘茫才藕枚禄嶂饕宋镉氩位嶂饕宋锏幕睾笠辜浒莘?，确认好双方的时间安排，主要突出对参会人员的重视与慰问，时间不宜太久，十五分钟到三十分钟即可，避免打扰到参会人员。