1、确定举行记者招待会的必要性

根据记者招待会的特点，在记者招待会举行前必须对所发布的消息是否重要，是否具有广泛传播的新闻价值，以及新闻发布的紧迫性和最佳时机等问题进行研究和分析。确认召开记者招待会的必要性和可能性后，才可决定举行记者招待会。对企业而言，常常是具备最大价值的事件发生之际。如出现紧急事件如厂房起火或爆炸等严重事故；对社会产生重大影响的新技术、新产品的开发和投产；企业对社会所做的重大益事；企业开张或倒闭；企业兼并或转产；企业重大庆贺日或纪念日等。

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2、确定招待会举行的时间

要选择好记者招待会的时机，尽盘避开节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能参加招待会。

3、选择记者招待会的地点

在招待会地点的选择上主要考虑的是要给记者创造各种方便采访的条件。如录像、拍摄的辅助灯光，视听辅助工具，幻灯、电影的播放设备等?；挂悸墙煌ㄊ欠穹奖悖换嵋榈氐慊肪骋蟀簿膊皇芨扇?；会场所用的桌椅要尽里适合于记者记录用。

4、择定邀请记者的范围

邀请的记者覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报刊杂志记者，还要有电台、电视台的记者;不仅要有文字记者，还要有摄影记者。特别注意对记者要做到一视同仁，不能厚此薄彼。发遨请信时，认识的记者可以发给本人，不认识的可发到新闻机构。遨请信发出后，临近招待会举行时还应用电话联系，落实记者出席情况。

5、选定记者招待会的主持人和发言人

由于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻，甚至棘手的问题，这就对主持人和发言人提出了很高的要求。主持人和发言人必须对问题比较敏感，思维敏捷，反应快，有较高的文化修养和专业水平，口齿也得伶俐，否则难以胜任?；嵋榈闹鞒秩艘话阌τ捎薪细咦ㄒ导记傻娜耍绻补叵等嗽钡Ｈ??；嵋榉⒀匀嗽蛴κ瞧笠档母呒读斓迹蛭笠盗斓记宄卣莆掌笠嫡迩榭黾胺秸?、政策和计划等问题，且企业高级领导回答问题时也具有权威性。若企业领导尚不能胜任，需要在会前进行必要训练，以达到在记者招待会上应付自如的能力。

6、准备发言和报道提纲

首先要确定记者招待会的主题，要组织熟悉情况的人成立专门的起草小组。全面收集有关资料、情报。写出准确、生动的发言稿供发言人参考?；箍尚闯霰ǖ捞岣伲诨嵘戏⒏钦咦鑫煞帽ǖ赖牟慰?。要特别注意会前应将会议主题、发言稿和报道提纲的内容在企业内部通报一下，统一口径，防止会上口径不一，在记者中引起猜疑和混乱。

7、准备宣传辅助资料

宣传辅助资料要围绕主题准备，尽量做到全面、详细、具体和形象。形式应多样，要有口头的、文字的、实物的、照片和模型等。这些材料的准备要根据会议主题和内容的具体要求而定，在会议举行时现场摆放或分发。以增强发言人的讲话效果。

8、组织记者参观的准备

记者招待会前后，可以配合招待会主题组织记者进行参观活动。给记者创造实地采访、摄影、录相等机会，增加记者对会议主题的感性认识。应该在记者招待会前安排好将要参观的地方，并派专人接待，介绍情况。

9、小型宴会的安排

如果认为必要，且财力和时间允许，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐。这是一种相互沟通的机会，可以利用这种场合融洽与新闻界的关系，同时还可以在这种轻松愉快的气氛中，使记者在招待会上没有解决的问题。得到更为满意的解答。

10、制作记者招待会费用预算

应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。招待会的费用项目一般有:场租、会场布置、印剧品、茶点、礼品、文具、音响器材、邮费、电话费、交通费等。