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布置会场时应根据参会人数与桌椅摆放形式选择合适的场地。有圆桌类型、课堂类型等等。根据墙面尺寸制作背景板。器械租用方面，注意麦克的个数。签到台要有序，可根据来宾类型安排多个签到台，避免人员拥堵在门口进行签到，接待人员分工明确，指示牌摆放位置合理，应放在电梯门口，楼梯口，分叉路口。如有重要嘉宾应安排贵宾室。按论坛发言顺序安排嘉宾座次。
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