1. 做好会议前的准备。有“会而议，议而决，决而行，行而彻”这句话，其实前面要加上另外三个字，就是“备而会”即准备会议。在召开会议之前如果没有做好会议准备，那么还不如不要开会，这样的会议注定是一个失败的会议。
2. 确定会议目标，提高会议质量?？嵋簿炕嵋橹柿俊？岽虻缁?、开会抽烟耳语，开会迟到早退，开会时间过长，会上不说，会后发牢骚等现象，都是会议质量不高，会风不好的典型例子。

如何进行会议管理

成功的会议不但可以作出科学有效的决策，还有利于会议成员间的顺畅沟通。本书旨在帮助经理人进行正确的会议管理，书中以常见的会议为模型，详细讲述了会议前期的策划、组织工作，会议中的主持、参与工作，以及会后的评估工作。另外，对一些比较特殊的会议，如单独谈判、大型会务、新闻发布会等也作了详细的介绍。本书将帮助经理人解决会议中经常出现的问题，避免潜在矛盾的发生，更有效地达到会议的目的，提高会议管理水平。

会议管理制度

会议管理制度

　　一、会议组织
　?。ㄒ唬┚频昙痘嵋椋壕频暝惫ご蠡?、酒店业务人员会以及各种代表大会，应报请办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
　　（二）专业会议：即全酒店性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
　　（三）部门工作会：酒店各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。
　?。ㄋ模┌嘧椋ㄐ∽椋┗幔河筛靼嘧槌ぞ龆ú⒅鞒终倏?。
　?。ㄎ澹┩獾ノ辉谖揖频暾倏幕嵋椋ㄈ缦殖』?、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会等），一律由办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
　　二、会议安排
　?。ㄒ唬├岬陌才?br>　　为避免会议过多或重复，酒店正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：
　　1、技术会议
　?。?）总经理办公会
　　研究、部署行政工作，讨论决定酒店行政工作重大问题。
　　（2）行政事务会
　　总结评价当月经营工作情况，安排布置下月工作任务。
　?。?）班组长以上经营管理大会（或酒店员工大会）
　　总结上期（半年、全年）工作情况、部署本期（半年、新年）工作任务。
　　（4）经营活动分析会
　　汇报、分析酒店计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高酒店经济效益。
　　（5）安全工作会（含治安、消防工作）汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
　?。?）部门事务会
　　检查、总结、布置工作。
　?。?）班组会
　　检查、总结、布置工作。
　?。ǘ┢渌嵋榈陌才?br>　　凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前10天经分管副总经理批准后，由总经理办公室统一安排，方可召开。
　　1、办公室每周六应将酒店例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到酒店主要管理人员及有关服务人员。
　　2、凡办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经理办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
　　3、对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。
　　4、对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，办公室有权安排合并召开。
　　5、各部门会议的会期必须服从酒店统一安排，各部门小会不应与酒店例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
　　三、会议的准备
　　（一）会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案，决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。
　?。ǘ┎渭泳频臧旃岬娜嗽蔽尢厥庠虿荒芮爰?，如请假需经总经理批准。
　?。ㄈ┯幸韵略颉８弊芫硪陨系母卟愎芾砣嗽笨商嵋榱偈被蛱崆罢倏频臧旃幔?br>　　1、有重要事项需提交酒店办公例会讨论决定；
　　2、各部门重要业务管理人员的录用及辞退。
　?。ㄋ模痘嵋榧鸵肥艟频昴诓恐匾募?，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。
　?。ㄎ澹┯牖崛嗽庇χ薏谎?、集思广义，一经会议决定之事，应按期完成。
　　（六）与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机。
　　会议管理规定

　　一、酒店会议主要由办公例会、日常工作会议组成。
　　二、例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策?；嵋橛删频曜芫碇鞒?、参加人为酒店总经理、副总经理、各部门经理等领导。0
　　三、酒店办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议?；嵋橛勺芫碇鞒郑渭尤嗽蔽鞑棵鸥涸鹑思坝泄厝嗽?。
　　四、酒店办公例会由酒店办公室组织。办公室应于会前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后14小时内整理、发布《会议纪要》。
　?。ㄒ唬┗嵋榧鸵男纬捎肭┓ⅲ?br>　　1、酒店办公例会会议纪要、决议，由办公室整理成文；
　　2、办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作；
　　3、会议纪要和决议形成后，由与会的酒店领导成员签字确认；
　　4、会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见；
　　5、会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收人签收；
　　6、会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。
　?。ǘ┗嵋榧鸵魑频甑闹匾募?，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。
　　五、日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副总经理批准方可召开，会议通知由办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及办公室。

　　高层领导例会制度

　　一、所有部门经理必须提前五分钟到达会场并落座，因特殊原因不能参加的要提前向办公室请假；
　　二、与会人员要做会议记录，酒店办公室要派文员作会议记录以存档备查或按要求编发会议纪要；
　　三、办公室主任站立在会场门口，等候总经理的到来，当总经理到达时，全体部门经理起立，向总经理行注目礼；
　　四、总经理落座或示意后，其他与会人员方可落座；
　　五、由办公室主任宣布例会开始，并说明未参加会议人员的原因；
　　六、与会期间，所有人员必须保持正常坐姿，双目注视总经理方向，各部门经理按顺时针方向逐一限时通报本部门情况；
　　七、汇报时应规范语言“**部门汇报”，内容为前一天部门工作情况、存在问题、建议等，汇报完毕请总经理指示；
　　八、总经理做指示时，相应的部门经理应做好记录，并说“谢谢”；
　　九、由总经理宣布例会结束，全体人员起立，与会其他人员行注目礼；
　　十、总经理走出会场后，各部门经理方可离开会??；
　　十一、会后有关部室要严格按照会议决议抓好所定事项的落实，办公室负责督办催办。
　　每周例会制度

　　一、部门领导干部例会每周举行一次,由总经理主持,副总经理及各部门经理级人员参加;
　　二、会议主要内容为：
　　（一）总经理传达主管上级的有关文件、酒店董事会、总经理办公室精神；
　?。ǘ└鞑棵啪砘惚ㄒ恢芄ぷ髑榭觯约靶杼崆胱芫砘蚱渌棵判栊鹘饩龅奈侍?；
　?。ㄈ┯勺芫矶员局芨鞑棵诺墓ぷ鹘薪财?，提出下周工作的要点，进行布置和安排；
　?。ㄋ模┢渌枰饩龅奈侍狻?br>　　三、例会参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；
　　四、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

　　员工大会制度

　　一、为不断提高员工的整体素质，增强全员的主人翁意识，树立全局观念，特制定本制度；
　　二、一般情况下每年召开一次，特殊情况可临时召集，由董事长或总经理主持，酒店全体员工参加，会议组织与会务工作由办公室负责；
　　三、会议内容：
　?。ㄒ唬┭熬每锷系挠泄匚恼?，了解国内国际政治经济形势，传达酒店做出的有关决定精神。
　　（二）学习酒店制定的各项管理规章制度，不断增强组织纪律观念；
　?。ㄈ┩ü频曜龀龅闹卮缶霾摺⒒股柚眉暗髡胁阋陨细刹科该馇榭?；
　　（四）通知酒店临时性公共活动及酒店集体完成的临时性任务；
　?。ㄎ澹┒栽惫そ邪ㄗㄒ导际踔?、行为规范在内的各种专题培训；
　?。┎贾媚甓裙ぷ魅挝?，总结年度工作完成情况；
　?。ㄆ撸┩ūň频甓怨芾砣嗽?、员工的表彰、奖励、处理的重要决定，鼓舞员工的工作热情，稳定员工的思想情绪；
　　（八）其他重要事项。
　　四、会议要求
　?。ㄒ唬┰惫ご蠡嵊删频臧旃姨崆耙恢芡ㄖ鞑棵牛?br>　　（二）办公室要派文员作会议记录，以存档备查或编发会议纪要；
　　（三）严格执行会议决议，完成会议提出的具体工作任务。有关会议精神落实情况由办公室督办催办。

　　各部门例会制度

　　一、为激励员工恪尽职守、尽职尽责，全身心地做好本职工作，增强员工的整体意识和全局观念，特制定本制度；
　　二、每周召开一次，具体时间由本部门根据工作需要安排，由本部门经理主持，本部门全休员工参加；
　　三、会议内容
　　（一）员工汇报上周本职工作完成情况及思想情况、遵守各项规章制度情况；各部门经理总结上周其本部门整体工作完成情况，部署本周工作；
　?。ǘ┐铩懊恐芫戆旃帷本?，学习酒店有关规章制度及相关业务知识；
　?。ㄈ┓治霰静棵殴ぷ飨肿矗魅繁静棵乓滴窨狗较?；
　　（四）强调各部门工作之间的衔接情况，落实本部门工作人员的责任；
　　（五）讲评员工的工作表现，进行各项评比，表扬先进，带动不良行为；
　?。┘だ惫さ墓ぷ魅惹?，鼓舞员工的工作干劲，保证员工的思想稳定。
　　四、会议要求
　?。ㄒ唬└鞑棵爬嵊筛鞑棵胖鞴苋嗽碧崆巴ㄖ粼惫?；
　　（二）参加会议人员要按时参加会议，因特殊原因不能参加的要提前向负责人请假；
　　（三）全体人员要认真作好会议记录，尤其要完整准确的记录自身应承担的工作任务和进限要求；
　?。ㄋ模┮槁畚侍庖灾魅宋桃馐逗透涸鹑蔚木瘢辉痉⒀?；
　?。ㄎ澹┯刹棵胖鞴芨涸鸨静棵鸥飨罹咛骞ぷ鞯亩桨煊氪甙?，并将需上报的内容及时上报办公室。