很多会展汗的组织者和参展商之间的约定，就是一张“参展通知书”而已。这是远远不够的?；嵴购贤Φ笔切矶嘣级ǖ淖酆咸?，甚至是许多合同的综合体。
下面是一个比较成功的中等规模的展览会所列出的有关文件：
1、参展申请表
2、楣版和会刊回执
3、会刊和媒体广告回执
4、酒店预订回执
5、会议回执
6、进馆展品清单及设备清单
7、商务旅游考察申请回执
8、水产行业招商引资洽谈会申请回执
9、特殊展台制作申请回执
10、参观者邀请函
11、网上宣传回执
12、物品租赁回执13、报价单14、广告价格表
15、租赁物品报价书
16、展览场地图
17、其他展会注意事项
此外，会展组织者除提供必要的服务设施外，还应该对参展商负有其他的义务和责任。比如，在《关于对外经济贸易展览会期间加强商标管理工作的通知》中规定：展览会期间发生的商标侵权行为，主办单位应及时协助商标所有者予以制止，并将商标侵权行为、商标纠纷发生及处理情况，通知有关组团单位；对于不能认真履行或推卸商标管理责任，玩忽职守的主办单位或组团单位，参展企业可随时向对外经贸部门反映。