第二:可以节省时间、简化操作流程。我公司代理会展，对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，按照会展组织五要素，我们可以很快推荐合适的地点给您，并凭借丰富的经验，很快报出初步的预算供您参考。 第三:更好地协调酒店关系，以保障会议的顺利进行。会展的组织实施是个繁琐的服务过程，它是一个需要协调很多地方的系统工程?；嵛翊砉镜牟僮骶橐约坝牖嵛窬频炅己玫暮献鞴叵凳欠浅Ｖ匾?。比如，在旅游旺季,如果您的会务活动人数众多,而酒店在前一天是满房的情况下,就会造成大批客人到店后无法入住的情况,这时候就需要会务代理公司动用人脉和酒店各部门(前台、礼宾部、客房部等)进行协调,以解决入住问题。又如，会场搭建或布置需要提前进场,这就需要和酒店工程部、宴会厅及保安部等部门进行协调,如果没有会务公司的协作,组织者会增加很大的难度。我们在制定方案时,就将这些核心议题合理地安排到会议议程当中，对主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游等核心环节予以特别的注重和实施。

如何组织大型会议

组织大型会议需要注意的方面很多我这边从活动阶段来说明，以百格活动为例会前准备：网站搭建、报名设置、门票设置、支付设置、接送预订会议宣传：宣传设置、网站嵌入、渠道推广、优惠码、会议通知、微信邀请函报名管理：订单管理、人员管理、发票管理、会员管理会议签到：ipad、手机、微信、身份证签到现场管理：展位、用餐、接送、分房、分会场、现场互动管理会后分析：报名、签到、收款、访问、表单、问卷、渠道、分析数据上面所讲的都是一些套路或者功能性的事情。大型会议还有几点要注意：（1）安保报备，这个和各地的政策有关（2）流程安排（3）人员安排找专业的服务商可以解决细节问题，但是整体把控还是得靠自己

本人从事会议策划工作的，下面教你通过5大步骤高效组织会议：

1、组织准备：详细的活动计划

?会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个过程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

?会前准备主要包括以下几个环节：

明确会议主题、会议召开时间、准备好会议资料；

选择好会议场地，做好会场布置；

对会务人员合理分工，职责分明，各负其责；

会议内容和流程策划、会议宣传计划；

会议用品采办、会议宣传物料设计；

嘉宾邀请、嘉宾培训；

2、工具准备：选择合适的会务软件

?传统会议经?；嵊龅秸庑┩吹悖?/p>

手工签到累半死！

客户几点来的？几点走的？不知道！重点客户来没来？不知道！

查不到报名信息、统计机票餐食等信息想爆炸！

拿不到客户资料，客户下次怎么联系？

抽奖纯手动费时间！临时加奖该咋办？

会议没科技感！没气氛！大家低头玩手机！

需要调查问卷怎么办？

会议不足之处，下次不知道如何改进？

鲸会务可解决以上全部痛点！鲸会务是一款以小程序为载体，连接大小屏幕的活动组织工具。提供建站、报名、签到、互动、数据统计等功能的活动数字化解决方案。可满足展会、年会、培训沙龙、发布会、学术会议等各类企业内外活动场景。

?3、宣传预热：为会议带来更多的流量

如何让更多的目标受众了解会议信息并吸引他们参与？在宣传预热阶段，主办方需要搭建宣传矩阵、选择合适的宣传渠道、进行流量导入，以确?；嵋榛竦米愎坏墓刈ⅰ?/p>

（1）搭建会议宣传的全媒体矩阵

主办方可以考虑组建：会议微网站、小程序、电子海报、H5页面、电子邀请函、会议专题页、微信图文、官网等。

鲸会务功能定制版产品——鲸站已上线，可帮助主办方轻松搭建活动专属微站。主办方可快速创建活动信息，配置日程、文章和图片等多种素材，可自由编辑和管理；无需复杂开发，即可实现会务活动信息的多样化展示和集成。一键配置，H5/小程序端同步展现，打造全方位官宣产品矩阵，提升活动影响力。适合应用于各种会务活动场景。

（2）选择合适的宣传渠道

如：EDM、短信、微信、朋友圈海报、社群推广、渠道码海报、媒体合作、SEO/SEM等。

（3）流量导入

主办方可以通过导入外部流量、邀请自带流量的“垂直网红”等多种方式，进一步扩大会议的影响力。

4、模拟预演：会议成功的必要保障

针对大型会议，会前，要组织演讲嘉宾、会议主持人及相关工作人进行预演、熟悉会议软硬件环境是非常必要的。此外，要保证参与者从获取会议信息、报名参与、接收会前提醒、准确进入会议“现场”到会后调研的全流程能够顺畅、有序进行。

5、应急预案：从容应对突发状况的PLAN B

现实的会议中，很可能会出现突发事件，所以筹备会议需要有应急预案。一般情况下，会议中常见的紧急事件包括：医疗问题、卫生问题、火灾问题、盗窃问题，这些都是会议中容易突发的事情。作为会议筹办这就必须为这些突发事件做好充分的准备。