宴会部受理预订是宴会流程的第一步，也是重要的一个环节。预订工作做得好与坏，直接影响到宴会的设计策划及整个宴会活动的组织与实施。因此，宴会部应设预订专门机构和岗位，挑选有多年餐饮工作经历、了解市场行情和有关政策、应变能力较强、专业知识丰富的人员承担此项工作，从而推动宴会的销售。

宴会预订的主要工作流程如下：

宴会洽谈接受预订填写宴会预订单填写宴会安排日记本签订宴会合同书收取订金跟踪查询正式确定发布宴会通知

宴会部要了解有关宴会活动的各种信息，它为宴会活动的策划和设计提供正确、充足、必要的依据，这些信息包括：

① 赴宴客人人数。

② 宴会规格。

③ 宾客风俗习惯。

④ 宾客生活忌讳。

⑤ 宾客特殊需要。

⑥ 如果是外宾，还应了解国籍、宗教、信仰、禁忌和口味特点等。

对于规格较高的宴会，还应掌握下列事项：

① 宴会的目的和性质。

② 宴会的正式名称。

③ 宾客的年龄和性别。

④ 有无席次表、坐位卡、席卡。

⑤ 有无音乐或文艺表演。

⑥ 有无司机费用等。

⑦ 主办者的指示、要求、想法。